疫情一波又一波接踵而來，不少企業爲了保障員工們的安全，減少疫情擴散都推行在家工作。疫情讓遙距工作變得普及和日常，家裏成爲工作的地方，與同事們的互動少了或者都移到虛擬世界上。員工在疫情下也面對各式各樣的問題和壓力。
延伸閲讀：【職場心理健康】6個正確關注員工心理健康的方法。以下將介紹五個重點讓您減輕員工們的壓力，提升工作效率，妥善管理團隊。
管理遙距工作的五個要素：
1.設定工作界限
2.積極溝通
5.探索新的替代方案
管理遙距工作的五個要素
1.設定工作界限
雇主可以與員工們在開始工作前先制定有系統性的工作計劃，並設定時間去匯報和檢討工作進度。
設定明確期望和目標
透過設定明確的期望和目標，例如，您希望員工在多久簽到一次、什麽時候匯報工作進度，或是否有充足時間完成任務等，確保員工能夠按計劃和能力行事。
指定聯繫規則
讓遙距員工明確知道聯絡您的時間和頻率，例如告訴員工自己方便電話聯絡的時間，其他時間鼓勵他們通過電郵匯報進度等；同時詢問員工們傾向使用的通訊方法，瞭解他們的需要，確保雙方能夠有效傳達需知。
定期與員工接觸，瞭解工作進度和困難
雇主也應每日或每星期花時間與遙距工作的員工透過視訊、電話或電郵接觸，也安排定期團隊會議，瞭解他們在遙距工作下的困難和情況，互相交流，消除因爲無法面對面溝通而在執行工作上遇到的誤解。
保持信任，讓員工有工作自主度
設立工作界限同時也表示為員工提供工作的靈活性和自由度。雇主對員工保持信任，給予他們自主權完成工作，不要不斷要求員工報告進度的同時保持員工能自律地按時完成工作。
2.積極溝通
鼓勵雙向溝通
善用通訊軟件和内聯網，促進團隊之間的雙向溝通，為有疑惑的員工提供反饋。另外也要確保互相傳送的信息是真實可靠，並向員工保持透明度，向他們傳達他們所需要知道的資訊，歡迎他們遇到問題時能自在地表達。
使用有效且多種通訊媒介
現在有各式各樣的途徑來接觸遙距工作的員工，而不同的媒介會影響他們接收信息的準確度與承載量。根據Medium Richness Theory理論，視像通訊軟件較爲「豐富」，能夠讓接收者言語和非言語，例如肢體動作面部表情等訊息，比電郵聯絡更加有效讓員工準確解讀信息，也讓他們感受到與團隊們互動，提高真實度。在傳送比較複雜和重要的内容時建議使用視像通訊軟件或電話聯絡；在傳送相對簡單的内容或不需要員工即時反饋時可以使用電郵、訊息等媒介。
使用技術克服地域限制
爲員工提供遙距工作所需要的設備和資料，爲他們的工作提供支援。同時雇主也可以記錄與員工的溝通過程，瞭解他們對於使用各種通訊軟件聯絡的意見，並概述處理哪些問題和工作時期望員工以那種方法匯報等，創建不論工作或私人生活互相溝通互動的平臺，打破所有無法面對面工作而面對的溝通問題。
進行一對一對話
遙距工作增加員工錯過工作會議或者一些非正式會議的内容細節，因此透過定期的單獨對話，能幫助更新員工所需要知道的資訊，並讓他們有機會提出問題，得到關注或分享自己的看法。
3. 關注員工的身心健康
保持工作與生活平衡
遙距工作的挑戰性在於讓人過於專注工作而忘記時間，特別容易忽略休息，而長時間對著電腦工作令健康受到影響。因此，雇主應該鼓勵員工在工作的同時保有休息放鬆的時間，讓他們遠離電腦，從綳緊的狀態中放鬆下來，恢復精神和工作動力。
為減壓活動騰出時間
長時間地連續工作對員工的身心造成負擔。如果環境許可，雇主可以鼓勵員工進行一些簡單的伸展運動或一些發揮創意的減壓活動，例如簡單的藝術活動Zentangle，透過活動保持身心健康。雇主也可以舉辦一些綫上的活動課程，確保員工能夠有減壓休息的時間，培養新的愛好，緩解兼顧工作與生活，或抗疫帶來的壓力和焦慮。
提供鼓勵和情緒支援
面對疫情下不斷的轉變，很多員工或許無所適從或感到擔憂。雇主若能瞭解他們的煩惱、聆聽他們，陪伴幫助他們，提供支援，將能夠幫助員工得到支持和鼓舞。簡單的關心與問候，鼓勵員工分享，已經能幫助員工紓解壓力，並讓雇主更瞭解員工的處境，提供適切的支援，提升員工的幸福感。
4..確保遙距工作時員工之間的聯繫
保持透明度
不少員工視領導者爲他們在工作上的榜樣。當雇主願意在管理行政上保持高透明度，不故意隱瞞，員工也因此樂於對雇主開心見誠，建立互相信任的公司文化。在遇到困難或疑惑的時候能夠及時處理，不會隱瞞。
建立關係
縱然員工在遙距下獨自工作，但仍需要與公司團隊成員建立牢固的友誼。雇主可以在綫上工作會議後花幾分鐘時間和員工們聊天，讓大家彼此關心分享，從而消除孤獨感，增加團結度。
某些企業或許實行半遙距工作模式，將員工分隊輪班到公司上班。因此，在與員工建立關係的時候，應連結各隊，不論在遙距工作或是辦公室工作的同事都可以保持良好的關係，不會感到被疏遠或忽略，公平對待。
5.探索新的替代方案
同事們在家工作的時候會容易受到家裏各樣事情而分心，因此企業可提出具體可行的建議幫助提升員工工作專注度，例如劃分指定工作空間、空間需要保持舒適和合適工作、設定界限防止被打擾等，讓員工即使不在辦公室也有良好的環境專注工作。某些情況下，遙距工作員工無法在家或公司工作，例如設備不足等。企業可以事先評估和幫助尋找一些替代工作場所或方案，清楚瞭解可使用的空間工作，讓員工可以選擇，提升工作效率。長遠而言，有完善的替代工作地方方案，在緊急或有需要的情況下企業也能順利運作。
總結
以上列出五個因素幫助雇主在員工遙距工作的情況下能順利管理企業。在未來，遙距工作或許會成爲新常態，因此企業學會如何管理遙距工作的員工時，能夠幫助應對新轉變，保持員工工作自由度的同時確保企業能有效經營。
MomendayX：香港本地社企 x 可持續發展目標搜尋器
MomendayX自2021年開始一直主動發掘香港社會企業(社企)，經香港社創基金支持下成立「本地社企搜尋器」，助企業、機構和普羅大眾認識更多幫助社會並且達到可持續發展(SDGs)目標的香港社企。
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